Table des matières
- Introduction
- Au sujet de l'institution
- Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
- Délégation de pouvoirs
- Statistiques
- Sensibilisation et formation
- Politiques et procédures institutionnelles
- Plaintes et enquêtes
- Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- Communication de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m)
- Annexe A — Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
- Annexe B — Délégation de pouvoirs
- Annexe C — Rapport statistique Loi sur la protection des renseignements personnels
Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi) « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent » (article 2 de la Loi). La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur confère des droits précis en ce qui a trait à la collecte et à l'utilisation de ces renseignements.
L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. En ce qui concerne l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'institution.
Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa troisième année de fonctionnement, a administré ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au sujet de l'institution
Raison d'être
La récession économique mondiale a eu des répercussions importantes dans chaque région du Canada, y compris le Sud de l'Ontario. Étant la région la plus peuplée du pays – foyer de plus de 12 millions de résidents vivant dans 288 collectivités – l'économie du Sud de l'Ontario est un élément clé de la prospérité économique du Canada dans son ensemble.
Par conséquent, le gouvernement du Canada a fondé en 2009 FedDev Ontario en lui confiant un mandat de cinq ans. Afin de remplir son mandat, FedDev Ontario favorise la compétitivité, l'innovation et la diversification de l'économie du Sud de l'Ontario en investissant de façon stratégique dans les entreprises, les organismes à but non lucratif et les collectivités, en établissant et en renforçant des partenariats avec les intervenants clés et en représentant les intérêts de la région à l'échelle fédérale et nationale.
Responsabilités
FedDev Ontario est chargée de relever les défis économiques auxquels fait face le Sud de l'Ontario, afin d'aider la région à retrouver la position prospère qu'elle occupait par le passé et pour donner à l'Ontario l'occasion d'être un moteur important du renforcement de l'économie canadienne.
Portée des opérations
FedDev Ontario a son Administration centrale à Kitchener et possède des bureaux dans l'ensemble du Sud de l'Ontario pour appuyer l'exécution des programmes. Son mandat couvre le Sud de l'Ontario, qui inclut 37 divisions de recensement de Statistique Canada. Selon le recensement de 2011, cette zone compte plus de 12 millions d'habitants, ce qui représente 93,5 % de la population totale de l'Ontario et 35,9 % de la population totale du Canada.
FedDev Ontario fait partie du portefeuille d'Industrie Canada. Son président, qui relève de l'honorable Gary Goodyear, ministre d'État (Science et Technologie) (Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario), supervise le fonctionnement et les ressources de l'Agence.
Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève de la secrétaire générale de l'Agence, de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi au sein de FedDev Ontario et en assure la conformité avec la législation. Un agent subalterne fait également partie du Bureau de l'AIPRP, dont l'organigramme se trouve à l'annexe A.
La coordonnatrice de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, lignes directrices et procédures permettant de gérer efficacement la conformité de l'Agence à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'administration de la Loi au sein de FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle de la direction générale et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison (relevant d'un vice-président ou d'un directeur général) qui coordonne les activités relatives aux processus et aux procédures administratives prévues par les lois. Ces agents de liaison relèvent d'un vice-président, d'un directeur général ou d'un autre supérieur hiérarchique, selon le cas. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes formelles soumises en vertu de la loi applicable.
Délégation de pouvoirs
En vertu du décret de délégation de pouvoirs actuel concernant l'AIPRP, approuvé par le président en juin 2010, tous les pouvoirs en cette matière sont délégués à la secrétaire générale et à la coordonnatrice de l'AIPRP. Le rôle de la secrétaire générale consiste à fournir, au besoin, un soutien et des conseils stratégiques à la haute direction de l'Agence concernant les questions d'AIPRP. La coordonnatrice de l'AIPRP est pour sa part pleinement responsable de toutes les activités et opérations quotidiennes liées à l'AIPRP. Une copie du décret de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.
Statistiques
FedDev Ontario a reçu et a traité deux demandes du 1er avril 2011 au 31 mars 2012. Un rapport statistique détaillé sur les demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels est joint à l'annexe C.
Les deux demandes ont été traitées dans le délai de 30 jours ou moins prévu par la Loi. Dans les deux cas, les demandeurs ont obtenu une communication partielle.
L'Agence a également reçu une demande de consultation d'une autre institution fédérale.
Comme l'indique l'annexe C, FedDev Ontario s'est prévalu des exceptions en vertu de l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucune exclusion n'a été citée par l'Agence.
Coûts organisationnels pour appliquer la Loi
L'annexe C représente le coût pour le bureau de l'AIPRP seulement. Le coût non salarial est estimé à 1 356 $, le coût salarial est estimé à 14 830 $ et le nombre d'employés à temps plein utilisés est estimé à 0,21.
Le coût salarial total associé aux activités de la Loi sur la protection des renseignements personnels est estimé à 16 935 $, y compris le bureau de l'AIPRP et les agents de l'Agence pour cette période et les ressources humaines associées sont estimées à 0,23 employé à temps plein.
Sensibilisation et formation
La coordonnatrice de l'AIPRP a préparé et a donné 15 séances de formation à 146 employés de l'Agence à l'Administration centrale et dans les bureaux régionaux. Le nombre d'employés de l'Agence joints par ces séances de sensibilisation représentait environ 66 % des employés de l'Agence au moment de la formation.
Des renseignements sur les procédures et la formation étaient également affichés dans le wiki de l'Agence.
Une séance adaptée au traitement particulier des demandes de renseignements personnels a été fournie aux employés de la Direction générale des ressources humaines.
Politiques et procédures institutionnelles
Le bureau de l'AIPRP a créé une page internet de l'AIPRP qui est offerte dans le site Web de FedDev Ontario depuis le 24 octobre 2011. Le site contient des renseignements généraux à l'intention du public, des points de contact et des liens à d'autres ministères et organismes clés.
Les procédures internes de FedDev Ontario sont examinées périodiquement en vue de maintenir l'observation des politiques et des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Plaintes et enquêtes
En ce qui a trait à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, aucune plainte n'a été déposée et aucune difficulté n'a été éprouvée durant la période visée par le présent rapport.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Durant la période visée par le présent rapport, FedDev Ontario n'a pas effectué d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et, par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée.
Communication de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m)
Il n'y a eu aucune communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m) pour la période du 1er avril 2011 au 31 mars 2012.
Annexe A — Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
- Secrétaire générale, Marian Tomlinson, AS 07
- Coordonnateur, accès à l'information et protection des renseignements personnels, Josée Riopel, PM 05
- Agent, accès à l'information et protection des renseignements personnels, Vacant, PM 03
- Coordonnateur, accès à l'information et protection des renseignements personnels, Josée Riopel, PM 05
Annexe B — Délégation de pouvoirs
Arrêté sur la delegation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels
En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsible d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.
Annexe
et règlements
et règlements
et
Daté, en la ville Kitchener
ce 22ième jour de juin 2010
B. A. (Bruce) Archibald, Ph. D., président
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario
Annexe C — Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Partie 1 – Demandes en vertu de la LPRP
Nombre de demandes | |
---|---|
Reçues pendant la période visée par le rapport | 2 |
En suspens à la fin de la période de rapport précédente | 0 |
Total | 2 |
Fermées pendant la période visée par le rapport | 2 |
Reportées à la prochaine période de rapport | 0 |
Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition | Délai de traitement | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 0 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
Tous exemptés | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tous exclus | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Aucun document n'existe | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande transmise | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
2.2 Exceptions
Article | Nombre de demandes |
---|---|
18(2) | 0 |
19(1)a) | 0 |
19(1)b) | 0 |
19(1)c) | 0 |
19(1)d) | 0 |
19(1)e) | 0 |
19(1)f) | 0 |
20 | 0 |
21 | 0 |
22(1)a)(i) | 0 |
22(1)a)(ii) | 0 |
22(1)a)(iii) | 0 |
22(1)b) | 0 |
22(1)c) | 0 |
22(2) | 0 |
22.1 | 0 |
22.2 | 0 |
22.3 | 0 |
23a) | 0 |
23b) | 0 |
24a) | 0 |
24b) | 0 |
25 | 0 |
26 | 2 |
27 | 0 |
28 | 0 |
2.3 Exclusions
Article | Nombre de demandes |
---|---|
69(1)a) | 0 |
69(1)b) | 0 |
69.1 | 0 |
70(1)a) | 0 |
70(1)b) | 0 |
70(1)c) | 0 |
70(1)d) | 0 |
70(1)e) | 0 |
70(1)f) | 0 |
70.1 | 0 |
2.4 Support des documents divulgués
Disposition | Papier | Électronique | Autres |
---|---|---|---|
Communication totale | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 2 | 0 | 0 |
Total | 2 | 0 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages divulguées | Nombre de demandes |
---|---|---|---|
Communication totale | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 561 | 561 | 2 |
Tous exemptés | 0 | 0 | 0 |
Tous exclus | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition | Moins de 100 pages traitées |
101 à 500 pages traitées |
501 à 1 000 pages traitées |
1 001 à 5 000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées |
|||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
|
Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 0 | 0 | 2 | 561 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tous exemptés | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tous exclus | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 2 | 561 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.5.3 Autres complexités
Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
---|---|---|---|---|---|
Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tous exemptés | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tous exclus | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.6 Retards
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard | Raison principale | |||
---|---|---|---|---|
Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard | Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
---|---|---|---|
1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 |
16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 |
31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
61 à 120 jours | 0 | 0 | 0 |
121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 |
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
---|---|---|---|
De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Paragraph 8(2)(e) | Paragraph 8(2)(m) | Total |
---|---|---|
0 | 0 | 0 |
Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Nombre de demandes | |
---|---|
Demandes de correction reçues | 0 |
Demandes de correction acceptées | 0 |
Demandes de correction acceptées | 0 |
Mentions annexées | 0 |
Partie 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
---|---|---|---|---|
Article 70 | Autres | |||
Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tous exemptés | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tous exclus | 0 | 0 | 0 | 0 |
Aucun document n'existe | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
---|---|---|---|---|
Article 70 | Autres | |||
1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes
6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations | Autres institutions fédérales | Nombre de pages à traiter | Autres organismes | Nombre de pages à traiter |
---|---|---|---|---|
Reçues pendant la période visée par le rapport | 1 | 21 | 0 | 0 |
En suspens à la fin de la période de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 1 | 21 | 0 | 0 |
Fermées pendant la période visée par le rapport | 1 | 21 | 0 | 0 |
Reportées à la prochaine période de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
Communiquer en entier | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Communiquer en partie | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exempter en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exclure en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
Communiquer en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Communiquer en partie | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exempter en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exclure en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours | Nombre de réponses reçues | Nombre de réponses reçues après l'échéance |
---|---|---|
1 à 15 | 0 | 0 |
16 à 30 | 0 | 0 |
31 à 60 | 0 | 0 |
61 à 120 | 0 | 0 |
121 à 180 | 0 | 0 |
181 à 365 | 0 | 0 |
Plus de 365 jours | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 |
Partie 8 - Ressources liées à la LPRP
8.1 Coûts
Dépenses | Montant | |
---|---|---|
Salaires | $14,830 | |
Heures supplémentaires | $0 | |
Biens et services | $1,356 | |
• Marchés pour les EFRVP | $0 | |
• Marchés de services professionnels | $0 | |
• Autres | $1,356 | |
Total | $16,186 |
8.2 Ressources humaines
Ressources | Voués à la LPRP à temps plein | Voués à la LPRP à temps partiel | Total |
---|---|---|---|
Employés à temps plein | 0 | 3 | 3 |
Employés à temps partiel et occasionnels | 0 | 0 | 0 |
Employés régionaux | 0 | 0 | 0 |
Experts-conseils et personnel d'agence | 0 | 0 | 0 |
Étudiants | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 3 | 3 |
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
1er avril 2011 au 31 mars 2012
Il est possible d'obtenir, sur demande, cette publication sur supports accessibles.
Personne-ressource
Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
155, rue Queen, 14e étage
Ottawa (Ontario)K1A 0H5
Téléphone : 613-954-2880
Télécopieur : 613-952-9026
Courriel : Josee.Riopel@feddevontario.gc.ca
Autorisation de reproduction
L'information contenue dans cette publication peut être reproduite, en tout ou en partie et par quelque moyen que ce soit, sans frais et sans autre permission de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), pourvu qu'une diligence raisonnable soit exercée afin d'assurer l'exactitude de l'information reproduite, que FedDev Ontario soit mentionnée comme organisme source et que la reproduction ne soit présentée ni comme une version officielle ni comme une copie ayant été faite en collaboration avec FedDev Ontario ou avec son consentement.
Pour obtenir l'autorisation de reproduire l'information contenue dans cette publication à des fins commerciales, faire parvenir un courriel à :
droitdauteur.copyright@tpsgc-pwgsc.gc.ca.