2017-2018 Rapport annuel au Parlement : Loi sur la protection des renseignements personnels

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Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Du 1er avril 2017 au 31 mars 2018

Il est possible d'obtenir, sur demande, cette publication sur supports accessibles.

Personne-ressource
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
410, avenue Laurier Ouest, 3e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H5
Téléphone : 613-941-7754
Télécopieur : 613-952-9026
Courriel : fdo.atip-aiprp.fdo@canada.ca

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. La Loi protège également les renseignements personnels d'un particulier en empêchant que d'autres n'accèdent à ces renseignements personnels et elle accorde aux particuliers des droits fondamentaux en ce qui concerne la collecte et l'utilisation de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loiprévoit qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit établir pour présentation au Parlement un rapport annuel d'application de la présente loi. Le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario). La remise du rapport doit être déposé « devant chaque chambre du Parlement ou, si elle ne siège pas, dans les quinze premiers jours de séance ultérieurs ».

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, à sa neuvième année de fonctionnement, a exercé ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

FedDev Ontario a été créée en 2009 afin de travailler avec les collectivités, les entreprises, les organismes à but non lucratif et d'autres ordres de gouvernement dans le Sud de l'Ontario, dans le but de promouvoir activement la région et de construire une assise solide d'investissement et de partenariats pour assurer la croissance  économique et la prospérité à long terme de la région.

En 2018, le mandat de FedDev Ontario a été renouvelé pour une période de cinq  ans, de 2019-2020 à 2023-2024.

Responsabilités

Avec sa gamme de programmes et d'activités, FedDev Ontario renforce la capacité économique en matière d'innovation, d'entrepreneuriat et de collaboration, et promeut le développement d'une économie du Sud de l'Ontario qui soit à la fois solide et diversifiée.

Portée des opérations

L'administration centrale de FedDev Ontario est située à Waterloo et possède des bureaux régionaux à Ottawa, à Peterborough et à Toronto. Son mandat couvre le Sud de l'Ontario et correspond aux 37 divisions de recensement définies par Statistique Canada.

FedDev Ontario relève du portefeuille d'Innovation Sciences et Développement économique. Son président est responsable de la supervision des activités et des ressources de l'Agence et relève du ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique.

Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de laLoi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (les Lois) au sein de FedDev Ontario et assure la conformité avec la législation. La structure du bureau de l'AIPRP comprend également un agent, conformément à l'organigramme à l'annexe A; ce poste est vacant depuis juillet 2017, et n'a pas encore été comblé.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'ensemble des activités quotidiennes liées à l'AIPRP, ainsi que de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures en vigueur permettant d'assurer la conformité de l'Agence avec les Lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes officielles soumises en vertu de la Loi applicable.

L'application des deux Lois à FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque direction générale a un agent de liaison qui coordonne les activités relatives aux procédures et aux processus administratifs prévus par ces Lois.

Délégation de pouvoirs

L'ordonnance actuelle de délégation de pouvoirs relatifs à l'AIPRP a été approuvée par le président (le responsable de l'institution) le 3 mai 2018. Elle fournit la pleine délégation de pouvoirs au coordinateur de l'AIPRP et à la secrétaire générale. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu et a traité cinq demandes de renseignements personnels du 1er avril 2017 au 31 mars 2018, ce qui représente une augmentation de 150 % comparativement à la période précédente. Cependant, le nombre de demandes est conforme à la moyenne des cinq dernières années (voir le graphique 1 ci-dessous). Un rapport détaillé des statistiques sur les demandes de renseignements personnels figure à l'annexe C

Graphique 1.  Demandes de confidentialité reçues et fermées par année

Version textuelle
Graphique 1.  Demandes de confidentialité reçues et fermées par année"
Année Demandes reçues Demandes fermées
2013-14 12 12
2014-15 5 5
2015-16 4 4
2016-17 2 2
2017-18 5 5

Disposition et délai de traitement

Des cinq demandes traitées, quatre ont été traitées dans le délai de 30 jours prévu par la Loi, et une a été traité dans un délai de 31 à 60 jours. Dans un cas, le demandeur a obtenu une communication complète tandis que dans trois autres cas, les demandes ont été retirées par leurs demandeurs respectifs et dans le dernier cas, il n'existait aucun document pertinent.

Dans le cas de la demande pour laquelle FedDev Ontario possédait des dossiers pertinents, 22 pages ont été traitées et 22 pages ont été divulguées.

Exemptions et exclusions

Comme l'indique l'annexe C, aucune exception au titre de la Loi n'a été invoquée par FedDev Ontario. L'Agence n'a retenu aucune exclusion.

Aucune prolongation du délai de 30 jours prescrit par la Loi n'a été demandée.

Sensibilisation et formation

Tout le personnel de FedDev Ontario était tenu de suivre le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de l'École de la fonction publique du Canada. Du 1er avril 2017 au 31 mars 2018, 157 personnes ont terminé le cours.

Durant la période visée, le bureau de l'AIPRP a dispensé une formation plus ciblée à 18 participants. Cette formation incluait un examen de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu'une discussion sur les rôles et les responsabilités des agents de liaison, du personnel administratif et des bureaux de première responsabilité (BPI).

Pendant la période visée, le coordonnateur de l'AIPRP a fourni des conseils et un encadrement continus aux employés sur les questions liées à la protection de la vie privée, au besoin.

Politiques et procédures institutionnelles

Une page sur l'AIPRP est disponible sur le site Web externe de FedDev Ontario. La page offre des renseignements généraux à l'intention du public, indique les points de contact et contient des liens vers d'autres ministères et organismes clés.

Les procédures internes de FedDev Ontario font l'objet d'examens périodiques de manière à assurer la conformité avec les politiques et les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Aucune plainte n'a été reçue et aucune vérification ni enquête n'ont été effectuées au sujet de l'application de la Loi durant la période de référence.

Temps de traitement

Le bureau de l'AIPRP surveille continuellement le temps de traitement des demandes de renseignements personnels à l'aide du logiciel de gestion des demandes d'AIPRP dans le but de faire respecter les délais établis. La secrétaire générale, les viceprésidents, les directeurs généraux et/ou le Bureau du président sont avisés au besoin.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n'est survenue au cours de la période visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période visée, FedDev Ontario n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée; par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée.

Communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)(m)

Il n'y a eu aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)(m) entre le 1er avril 2017 et le 31 mars 2018.

Annexe A – Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Marian Tomlinson
Secrétaire générale
613-941-3502

 

Dawn Cobden
Coordonnatrice de l'AIPRP
613-941-7754

 

Poste vacant
Analyste de l'AIPRP

 
 

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Présidente de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Annexe
Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Secrétaire générale Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels,
Secrétariat ministériel
Autorité absolue Autorité absolue
Vice‑président, Politiques, partenariats et gestion de rendement Autorité absolue Autorité absolue

Daté, en la ville d'Ottawa
ce 3 jour de mai 2018

L'original a été signé par James Meddings, Président
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

 

Annexe C – Rapport statistique

Nom de l'institution :
FedDev Ontario

Période d'établissement de rapport :
2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 5
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 5
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 5
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 1 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 0 1 0 0 0 0 5
 

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 0 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 0
19(1)f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0  
 

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 1 0
Communication partielle 0 0 0
Total 0 1 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiqués
Pages pertinentes traitées et communiqués
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiqués Nombre de demandes
Communication totale 22 22 1
Communication partielle 0 0 0
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 22 22 4
 
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et communiqués en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiqués Nombre de demandes Pages communiqués Nombre de demandes Pages communiqués Nombre de demandes Pages communiqués Nombre de demandes Pages communiqués
Communication totale 1 22 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 22 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Avis
juridique
Renseignements
entremêlés
Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
 
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0
 

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
 

Partie 6 — Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
 

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 — Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
 

Part 8 — Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Part 9 — Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées : 0

Part 10 — Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Coûts
Dépenses Montant
Salaires $5 827
Heures supplémentaires $0
Biens et services $527
• Contrats de services professionnels $99  
• Autres $428
Total $6 354

10.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,08
Employés à temps partiel et occasionnels 1,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00
Étudiants 0,01
Total 0,09

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.