2019-2020 Rapport annuel au Parlement : Loi sur la protection des renseignements personnels

Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Du 1er avril 2019 au 31 mars 2020

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Coordonnateur de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels
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PDF – Numéro de réf. : Iu93-1/2F-PDF

ISSN 2370-0351

© Sa Majesté la reine du chef du Canada, représentée par le ministre d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada, 2020.

Table des matières

  1. Introduction
  2. Au sujet de l'institution
    1. Raison d'être
    2. Responsabilités
    3. Portée des opérations
  3. Structure du Bureau de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  4. Délégations de pouvoirs
  5. Statistiques
    1. Graphique 1 Demandes de renseignements personnels reçues et réglées par année
    2. Disposition et délai de traitement
    3. Exemptions et exclusions
  6. Sensibilisation et formation
  7. Politiques et procédures institutionnelles
  8. Plaintes, vérifications et enquêtes
  9. Temps de traitement
  10. Atteintes substantielles à la vie privée
  11. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
  12. Communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m)
  13. Annexe A – Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  14. Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs
  15. Annexe C - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. La Loi protège également les renseignements personnels d'un particulier en empêchant que d'autres n'accèdent à ces renseignements personnels et elle accorde aux particuliers des droits fondamentaux en ce qui concerne la collecte et l'utilisation de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi exige qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale « établit pour présentation au Parlement le rapport annuel d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution ». Le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario). Le rapport, « dans les trois mois suivant la fin de l'exercice financier, doit être déposé devant chaque chambre du Parlement ou, si elle ne siège pas, dans les quinze premiers jours de séance ultérieurs. »

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa onzième année de fonctionnement, a exercé ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

FedDev Ontario a été créée en 2009 afin de travailler avec les collectivités, les entreprises, les organismes à but non lucratif et d'autres ordres de gouvernement dans le Sud de l'Ontario, afin de promouvoir activement la région et de construire une assise solide d'investissements et de partenariats pour assurer la croissance économique et la prospérité à long terme de la région.

Le budget 2019 a accordé à FedDev Ontario un financement permanent, permettant à l'Agence d'être un partenaire fiable, à long terme et de confiance pour les collectivités, les entreprises et les entrepreneurs du Sud de l'Ontario. FedDev Ontario continuera de soutenir la réalisation des priorités du gouvernement de manière à répondre aux défis et aux possibilités uniques qui existent dans le Sud de l'Ontario. En 2020-2021, l'Agence continuera à tirer parti de son rôle de rassembleur et de champion de la région.

Responsabilités

Avec sa gamme de programmes et d'activités, FedDev Ontario renforce la capacité économique en matière d'innovation, d'entrepreneuriat et de collaboration, et promeut le développement d'une économie du Sud de l'Ontario qui soit à la fois solide et diversifiée.

Portée des opérations

L'administration centrale de FedDev Ontario est située à Waterloo et possède des bureaux régionaux à Ottawa, à Peterborough et à Toronto. Son mandat couvre le territoire du Sud de l'Ontario et correspond aux 37 divisions de recensement définies par Statistique Canada.

FedDev Ontario relève du portefeuille d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada. Son président est responsable de la supervision des activités et des ressources de l'Agence et relève du ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique.

Structure du Bureau de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de laLoi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (les Lois) au sein de FedDev Ontario et assure la conformité avec la législation. La structure du bureau de l'AIPRP comprend également un agent de liaison parlementaire et agent de l'AIPRP, conformément à l'organigramme de l'annexe A.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'ensemble des activités quotidiennes liées à l'AIPRP, ainsi que de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures en vigueur permettant d'assurer la conformité de l'Agence avec les Lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes officielles soumises en vertu de la Loi telle qu'applicable.

L'application des deux Lois à FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque direction générale organisationnelle a un agent de liaison qui coordonne les activités relatives aux procédures et aux processus administratifs prévus par ces Lois.

Délégations de pouvoirs

L'ordonnance actuelle de délégation de pouvoirs relatifs à l'AIPRP a été approuvée par le président (le responsable de l'institution) le 3 mai 2018. Elle fournit la pleine délégation de pouvoirs au coordonnateur de l'AIPRP et à la secrétaire générale. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu cinq demandes de renseignements personnels entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020. Cela représente une augmentation de 25 pour cent par rapport à la période de déclaration précédente. Les chiffres correspondent à la moyenne quinquennale de quatre, comme le montre le graphique 1 ci-dessous. Un rapport statistique détaillé sur les demandes de renseignements personnels figure à l'annexe C.

Graphique 1 Demandes de renseignements personnels reçues et réglées par année

Version textuelle

Année

Demandes reçues

Demandes fermées

2015-2016

4

4

2016-2017

2

2

2017-2018

5

5

2018-2019

4

4

2019–20

5

4

Disposition et délai de traitement

Des cinq nouvelles demandes traitées, deux ont été complétées dans les quinze jours et trois ont été reportées à la période de déclaration suivante. Dans deux cas, il n'existait pas de documents pertinents.

Exemptions et exclusions

Comme indiqué à l'annexe C, l'article 26 de la Loi, relatif aux renseignements personnels appartenant à un autre individu, a été invoqué par FedDev Ontario. Aucune exclusion n'a été invoquée par l'Agence.

Une prolongation au-delà de la limite légale de 30 jours a été prise.

Sensibilisation et formation

Au cours de l'exercice 2019-2020, le coordonnateur de l'AIPRP s'est rendu aux bureaux de Waterloo, de Peterborough et de Toronto pour donner de la formation sur l'AIPRP aux employés de FedDev. Au total, 96 personnes, soit 33 pour cent du personnel de l'Agence, y ont participé.

Tous les employés de FedDev Ontario sont tenus de suivre le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de l'École de la fonction publique du Canada. Entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020, 50 personnes ont suivi le cours.

Tout au long de la période de déclaration, le coordonnateur de l'AIPRP a fourni des conseils et un encadrement continus aux employés sur les questions liées à la protection de la vie privée au besoin.

Politiques et procédures institutionnelles

Le bureau de l'AIPRP détermine et met en œuvre les pratiques exemplaires de manière continue lorsque des sujets se présentent.

Les procédures internes de FedDev Ontario sont revues périodiquement pour assurer la conformité avec les politiques et les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Des lignes directrices et des procédures sont fournies au personnel dans le cadre de la documentation d'attribution des tâches lorsqu'il est chargé de répondre à une demande de renseignements personnels.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Aucune plainte n'a été reçue et aucune vérification ni enquête n'ont été effectuées au sujet de l'application de la Loi durant la période de référence.

Temps de traitement

Le bureau de l'AIPRP surveille le temps de traitement des demandes de renseignements personnels sur une base continue en utilisant le logiciel de gestion des demandes d'AIPRP afin d'assurer la conformité avec les délais établis. La secrétaire générale, les vice-présidents, les directeurs généraux ou le Bureau du président sont avisés s'il y a lieu.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s'est produite durant la période de référence.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Durant cette période de référence, FedDev Ontario n'a pas amorcé d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et, par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissaire à la protection de la vie privée.

Communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Il n'y a eu aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020.

Annexe A – Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Secrétaire générale

Coordonnateur de l'AIPRP

Agent de liaison parlementaire et de l'AIPRP

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Version textuelle

Access to Information Act and Privacy Act Delegation Order

Arrêté sur la délégation  en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

The President of the Federal Economic Development Agency for Southern Ontario, pursuant to section 73 of the Access to Information Act and the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the President as the head of a government institution, under the sections of the Acts set out in the schedule opposite each position. This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Présidente de 1'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste.  Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Schedule / Annexe

Position / Poste

Regulations /

Access to Information Act / and Regulations

Loi sur l'accès à l'information et règlements

Privacy Act and Regulations

Loi sur la protection des renseignements personnels et reglements

Corporate Secretary / Secrétaire générale

Full authority / Autorité absolue

Full authority / Autorité absolue

and

Access to Information and Privacy Coordinator, Corporate Secretariat / Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, Secrétariat ministériel

Full authority / >Autorité absolue

Full authority / Autorité absolue

Dated at the City of Ottawa this 3rd day of May, 2018

Daté en la ville d'Ottawa ce 3e jour de mai 2018

James Meddings, President
Federal Economic Development Agency for Southern Ontario

James Meddings, Président
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Annexe C - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : FedDev Ontario

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

- Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 5
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 2
Total 7
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 4
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 3

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 0 0 2 0 0 0 2
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 2
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 0 0 2 0 0 0 4
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
22.4 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 1
27 0
27.1 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69,1 0
70(1) 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Papier Électronique Autres
0 2 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
1519 1511 2
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0 0 0 1 1511 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 1 1511 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0
2.6 Demandes fermées
2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
- Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 2
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 50
2.7 Présomptions de refus
2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement /Charge de travail Consultation externe  Consultation interne Autres
2 1 0 0 1
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n'a été prise Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 1 1 2
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 1 1 2
2.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0
Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution 15(a)(ii) Consultation  15(b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
1 0 1 0 0 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution 15(a)(ii) Consultation  15(b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 1 0 0 0 0 0 0
Plus de 31 jours 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 1 0 0 0 0 0 0

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d'ÉFVP terminées  0
9.2 Fichiers de renseignements personnels
Fichiers de renseignements personnels
Actifs Créés Supprimés Modifiés
0 0 0 0

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 0
Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 0

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires  10 092 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 768 $
Contrats de services professionnels 0 $ -
Autres 768 $ -
Total 10 860 $
11.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,10
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 0,10