2020-2021 Rapport annuel au Parlement : Loi sur la protection des renseignements personnels

Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021

Il est possible d'obtenir, sur demande, cette publication sur supports accessibles.

Personne-ressource :

Coordonnateur de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
410, avenue Laurier Ouest, 3e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H5

Téléphone : 613-371-3706
Courriel : atip-aiprp@feddevontario.gc.ca

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PDF – Nº de catalogue : lu3-1/2E -PDF
ISSN 2370-036X

© Sa Majesté la reine du chef du Canada, représentée par la ministre responsable pour l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario, 2021.

Table des matières

  1. Introduction
  2. Au sujet de l'institution
    1. Raison d'être
    2. Portée des opérations
  3. Structure du bureau de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  4. Délégations de pouvoirs
  5. Statistiques
    1. Disposition et délai de traitement
    2. Exemptions et exclusions
  6. Sensibilisation et formation
  7. Politiques et procédures institutionnelles
  8. Plaintes, vérifications et enquêtes
  9. Temps de traitement
  10. Atteintes substantielles à la vie privée
  11. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
  12. Communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)
  13. Annexe A – Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  14. Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs
  15. Annexe C – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. La Loi protège également les renseignements personnels d'un particulier en empêchant que d'autres n'accèdent à ces renseignements personnels et elle accorde aux particuliers des droits fondamentaux en ce qui concerne la collecte et l'utilisation de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi exige qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établisse pour présentation au Parlement le rapport annuel d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. Le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario ou l'Agence). La personne occupant la fonction de président a été désignée comme responsable de l'institution pour la période de référence par décret. Le rapport est déposé devant chaque Chambre du Parlement dans les trois mois suivant la fin de l'exercice financier pour lequel il est établi ou, si elle ne siège pas, dans les quinze premiers jours de séance ultérieurs.

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa douzième année de fonctionnement, a exercé ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

Le mandat de FedDev Ontario est de renforcer la capacité du Sud de l'Ontario en matière d'innovation, de développement économique et de croissance, et de promouvoir un Sud de l'Ontario dynamique, inclusif et compétitif sur le plan mondial. L'Agence travaille à l'atteinte de cet objectif en offrant des possibilités de financement et des services aux entreprises qui :

  • soutiennent les efforts des entreprises visant à intensifier leurs activités, à créer des emplois et à stimuler leur productivité;
  • renforcent les écosystèmes d'innovation régionaux;
  • soutiennent les collectivités pour qu'elles développent et diversifient leur économie.

Portée des opérations

L'administration centrale de FedDev Ontario est située à Waterloo et l'Agence possède des bureaux régionaux à Ottawa, à Peterborough et à Toronto. Son mandat couvre le territoire du Sud de l'Ontario et correspond aux 37 divisions de recensement définies par Statistique Canada.

La personne occupant la fonction de président de FedDev Ontario supervise les opérations et les ressources de l'Agence et relève du ministre responsable de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario.

Structure du Bureau de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe à la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La coordinatrice de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (les Lois) au sein de FedDev Ontario et assure la conformité avec la législation. La structure du bureau de l'AIPRP comprend également un agent de liaison parlementaire et agent de l'AIPRP, conformément à l'organigramme de l'annexe A.

La coordonnatrice de l'AIPRP est responsable de l'ensemble des activités quotidiennes liées à l'AIPRP, ainsi que de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures en vigueur permettant d'assurer la conformité de l'Agence avec les Lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes officielles soumises en vertu de la Loi telle qu'applicable.

L'application des deux Lois à FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque direction générale organisationnelle a un agent de liaison qui coordonne les activités relatives aux procédures et aux processus administratifs prévus par les Lois.

Délégations de pouvoirs

L'ordonnance actuelle de délégation de pouvoirs relatifs à l'AIPRP a été approuvée par le président le 23 septembre 2021. Elle fournit la pleine délégation de pouvoirs à la personne occupant le poste de coordinateur de l'AIPRP et la personne occupant le poste de secrétaire générale. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu une demande de renseignements personnels du 1er avril 2020 au 31 mars 2021. Cela représente une diminution de 80 pour cent par rapport à la période de déclaration précédente. Un rapport statistique détaillé sur les demandes de renseignements personnels figure à l'annexe C. 

Graphique 1. Demandes de renseignements personnels reçues et réglées par année

Disposition et délai de traitement

Sur les quatre demandes en cours au cours de la période d'établissement de rapports, deux ont été classées et deux ont été reportées à la période d'établissement de rapports suivante. Parmi les demandes fermées, une a été traitée dans les 365 jours et une a été abandonnée par le demandeur.

Exemptions et exclusions

Comme indiqué à l'annexe C, l'article 26 de la Loi relatif aux renseignements personnels appartenant à un autre individu a été invoqué par FedDev Ontario. Aucune exclusion n'a été invoquée par l'Agence.

Une prolongation au-delà de la limite légale de 30 jours a été prise.

Sensibilisation et formation

En raison de la pandémie et des exigences correspondantes du gouvernement du Canada en matière de santé publique, il n'y a pas eu de formation en personne sur l'AIPRP au cours de l'exercice 2020-2021. La formation par l'intermédiaire de Microsoft Teams ou Zoom est en cours de planification.

Tous les employés de FedDev Ontario sont tenus de suivre le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de l'École de la fonction publique du Canada. Entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021, 44 personnes ont suivi le cours.

Tout au long de la période de déclaration, la coordonnatrice de l'AIPRP a fourni des conseils et un encadrement continus aux employés sur les questions liées à la protection de la vie privée au besoin.

Politiques et procédures institutionnelles

Le bureau de l'AIPRP détermine et met en œuvre les pratiques exemplaires de manière continue lorsque des sujets se présentent.

Les procédures internes de FedDev Ontario sont revues périodiquement pour assurer la conformité avec les politiques et les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Des lignes directrices et des procédures sont fournies au personnel dans le cadre de la documentation d'attribution des tâches lorsqu'il est chargé de répondre à une demande de renseignements personnels. 

Plaintes, vérifications et enquêtes

Aucune plainte n'a été reçue et aucune vérification ni enquête n'ont été effectuées au sujet de l'application de la Loi durant la période de déclaration.

Temps de traitement

Le bureau de l'AIPRP surveille le temps de traitement des demandes de renseignements personnels sur une base continue en utilisant le logiciel de gestion des demandes relatives à l'AIPRP afin d'assurer la conformité avec les délais établis. La secrétaire générale, les vice-présidents, les directeurs généraux ou le Bureau du président sont avisés s'il y a lieu.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s'est produite durant la période de déclaration.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Durant cette période de rapport, FedDev Ontario n'a pas amorcé d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et, par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée.

Communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Il n'y a eu aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021.

Annexe A – Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Secrétaire générale

Coordonnateur de l'AIPRP

Agent de liaison parlementaire et de l'AIPRP

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Version textuelle

Access to Information Act and Privacy Act Delegation Order

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

The President of the Federal Economic Development Agency for Southern Ontario, pursuant to section 73 of the Access to Information Act and the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the President as the head of a government institution, under the sections of the Acts set out in the schedule opposite each position. This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Présidente de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Schedule / Annexe

Position / Poste

Regulations /

Access to Information Act / and Regulations

Loi sur l'accès à l'information et règlements

Privacy Act and Regulations

Loi sur la protection des renseignements personnels et reglements

Corporate Secretary / Secrétaire générale

Full authority / Autorité absolue

Full authority / Autorité absolue

and

Access to Information and Privacy Coordinator, Corporate Secretariat / Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, Secrétariat ministériel

Full authority / Autorité absolue

Full authority / Autorité absolue

Dated at the City of Ottawa this day of, 2021

Daté en la ville d'Ottawa ce jour de 2021

Nancy Gardiner, President
Federal Economic Development Agency for Southern Ontario

Nancy Gardiner, Présidente
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Annexe C – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : FedDev Ontario

Période d'établissement de rapport : 01-04-2020 à 31-03-2021

   

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

- Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport

1

En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente

3

Total

4

Fermées pendant la période d'établissement de rapport

2

Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport

2

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes Délai de traitement
De 1 à 15 jours De 16 à 30 jours De 31 à 60 jours De 61 à 120 jours De 121 à 180 jours De 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total

Communication totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Communication partielle

0

0

0

0

0

1

0

1

Exception totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Exclusion totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Aucun document n'existe

0

0

0

0

0

0

0

0

Demande abandonnée

1

0

0

0

0

0

0

1

Ni confirmée ni infirmée

0

0

0

0

0

0

0

0

Total

1

0

0

0

0

1

0

2

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes

18(2)

0

19(1)(a)

0

19(1)(b)

0

19(1)(c)

0

19(1)(d)

0

19(1)(e)

0

19(1)(f)

0

20

0

21

0

22(1)(a)(i)

0

22(1)(a)(ii)

0

22(1)(a)(iii)

0

22(1)(b)

0

22(1)(c)

0

22(2)

0

22.1

0

22.2

0

22.3

0

22.4

0

23(a)

0

23(b)

0

24(a)

0

24(b)

0

25

0

26

1

27

0

27.1

0

28

0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes

69(1)(a)

0

69(1)(b)

0

69.1

0

70(1)

0

70(1)(a)

0

70(1)(b)

0

70(1)(c)

0

70(1)(d)

0

70(1)(e)

0

70(1)(f)

0

70.1

0

2.4 Support des documents communiqués

Papier Électronique Autres

0

1

0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes

79

79

2

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées

Communication totale

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Communication partielle

1

79

0

0

0

0

0

0

0

0

Exception totale

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Exclusion totale

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Demande abandonnée

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Ni confirmée ni infirmée

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Total

2

79

0

0

0

0

0

0

0

0

2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total

Communication totale

1

0

0

0

1

Communication partielle

0

0

0

0

0

Exception totale

0

0

0

0

0

Exclusion totale

0

0

0

0

0

Demande abandonnée

0

0

0

0

0

Ni confirmée ni infirmée

0

0

0

0

0

Total

1

0

0

0

1

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
- Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

1

Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%)

50

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement/Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre

1

0

0

0

1

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n'a été prise Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise Total

De 1 à 15 jours

0

0

0

De 16 à 30 jours

0

0

0

De 31 à 60 jours

0

0

0

De 61 à 120 jours

0

0

0

De 121 à 180 jours

0

0

0

De 181 à 365 jours

1

0

1

Plus de 365 jours

0

0

0

Total

1

0

1

2.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total

De l'anglais au français

0

0

0

Du français à l'anglais

0

0

0

Total

0

0

0

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Paragraphe 8(2)(e) Paragraphe 8(2)(m) Alinéa 8(5) Total

0

0

0

0

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre

Mentions annexées

0

Demandes de correction acceptées

0

Total

0

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Nombre de demandes où une prolongation a été prise 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Documents difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne

0

0

0

0

0

0

0

0

0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Documents difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne

De 1 à 15 jours

0

0

0

0

0

0

0

0

De 16 à 30 jours

0

1

0

0

0

0

0

0

Plus de 31 jours

 0

 0

 0

 0

0

Total

0

1

0

0

0

0

0

0

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter

Reçues pendant la période d'établissement de rapport

0

0

0

0

En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente

0

0

0

0

Total

0

0

0

0

Fermées pendant la période d'établissement de rapport

0

0

0

0

Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport

0

0

0

0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
De 1 à 15 jours De 16 à 30 jours De 31 à 60 jours De 61 à 120 jours De 121 à 180 jours De 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total

Communication totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Communication partielle

0

0

0

0

0

0

0

0

Exception totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Exclusion totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Consulter une autre institution

0

0

0

0

0

0

0

0

Autres

0

0

0

0

0

0

0

0

Total

0

0

0

0

0

0

0

0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
De 1 à 15 jours De 16 à 30 jours De 31 à 60 jours De 61 à 120 jours De 121 à 180 jours De 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total

Communication totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Communication partielle

0

0

0

0

0

0

0

0

Exception totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Exclusion totale

0

0

0

0

0

0

0

0

Consulter une autre institution

0

0

0

0

0

0

0

0

Autre

0

0

0

0

0

0

0

0

Total

0

0

0

0

0

0

0

0

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 100 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées

De 1 à 15

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 16 à 30

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 31 à 60

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 61 à 120

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 121 à 180

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 181 à 365

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Plus de 365 jours

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Total

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 100 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées

De 1 à 15

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 16 à 30

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 31 à 60

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 61 à 120

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 121 à 180

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De 181 à 365

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Plus de 365 jours

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Total

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Section 8 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Article 31

Article 33

Article 35

Recours judiciaire

Total

0

0

0

0

0

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et fichier de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d'ÉFVP terminées : 0

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés

0

0

0

0

0

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT : 0

Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP : 0

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

Dépenses Montant

Salaires

9 210 $

Heures supplémentaires

0 $

Biens et services

360 $

Contrats de services professionnels

0 $

-

Autres

360 $

-

Total

9 570 $

11.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels

Employés à temps plein

0,100

Employés à temps partiel et employés occasionnels

0,000

Employés régionaux

0,000

Experts-conseils et personnel d'agence

0,000

Étudiants

0,000

Total

0,100